Инвентаризация: сверяем полку с остатком в программе

Что такое инвентаризация и зачем она магазину

Остаток в программе и товар на полке со временем обязательно расходятся: продавец второпях отдал не посчитав, товар разбился или потерялся, приход записали с ошибкой, возврат не вернулся на полку. Инвентаризация — это когда вы ставите два числа рядом, видите разницу и приводите остаток к реальности. Расхождение — не вина; вина — не знать о нём полгода.

В BuySale инвентаризация идёт на отдельном экране в разделе склада. Вы сканируете товар по штрих-коду, программа помечает его как проверенный, а в конце показывает товары, где учётное количество не совпало с посчитанным, и остаток исправляется по итогам. Отдельная бумага, отдельная таблица и калькулятор не нужны — пересчёт начинается и заканчивается на одном экране.

Как часто проводить инвентаризацию

Магазин, который считает раз в год, всегда считает тяжело: разницу, накопленную за год, за один день не разберёшь. В небольшом магазине проще дробить:

• Раз в месяц — полный пересчёт, все полки.
• Каждую неделю — две-три полки с самым ходовым и самым дорогим товаром.
• Когда новый продавец выходит на работу и когда уходит — спокойнее обоим.
• После большого прихода или праздничной торговли, в спокойный день.
• В любой день, когда цифра в отчёте не похожа на то, что лежит на полке.

Расхождение нашлось — что делать дальше

Не читайте каждое расхождение как воровство. Обычный порядок причин такой:

• Ошиблись при счёте — пересчитайте эту полку вдвоём.
• Товар лежит в другом месте: подсобка, витрина, задняя комната, коробка под прилавком.
• Приход записан неверно: пришло одно количество, записали другое.
• Товар разбился или испортился. Отдельной кнопки списания в BuySale нет — такого товара нет на полке, значит он не попадёт в пересчёт и уйдёт из учёта именно этим исправлением.
• Расхождение повторяется на одном и том же товаре и при одном и том же человеке. Это уже другой разговор, но увидеть его можно только регулярным пересчётом — что делать дальше, в статье о воровстве продавца.

Исправление записывается в базу, но отдельного экрана с журналом движений — кто, когда и на сколько исправил — в приложении пока нет. Поэтому сохраняйте выгруженный перед пересчётом файл Excel: сравнить два файла — самый простой способ увидеть разницу к следующему разу.

Начать пересчёт заново можно только с подтверждения владельца

Стереть полдня пересчёта одним нажатием — самая обидная ошибка. Поэтому, чтобы начать счёт с нуля, код подтверждения отправляется в Telegram владельцу магазина, и пока код не введён, отмеченные товары не сбрасываются. Ни сотрудник, ни случайное нажатие этого не сделают — значит, можно доверить пересчёт продавцу, не боясь, что его работа исчезнет от одного касания.