Как вести тетрадь долгов магазина

Долги — самая большая дыра в кассе небольшого магазина. Товар ушёл, деньги остались у покупателя, а запись в тетради стареет от месяца к месяцу: кто сколько взял — забывается, срок проходит, а в конце остаётся спор «я же говорил». Смысл тетради долгов в телефоне именно в этом: каждый долг хранится с клиентом, суммой и сроком, платежи ложатся сверху, а просрочка видна сама собой.

Перед тем как записать долг, посмотрите на клиента

Решение «давать или не давать» должна подсказывать история, а не настроение. На кассе достаточно набрать номер — появятся имя клиента и его текущий долг; в карточке клиента лежат все его долги: сумма, примечание, срок, оплаченная часть и статус (активный, просроченный, погашенный). Цветная точка рядом с именем — это платёжная привычка, и она считается не «на глаз», а по реальной истории долгов этого человека.

• Из чего складывается точка: сколько долгов клиент закрыл вовремя, на сколько дней опаздывал в среднем и сколько дней просрочки у него прямо сейчас.
• Просрочка больше 14 дней прямо сейчас — красный. Если больше половины закрытых долгов закрывались с опозданием (при минимум двух закрытых) — тоже красный; если с опозданием больше пятой части — жёлтый.
• Когда долг оформляется на клиента, с которым стоит быть осторожнее, на экране появляется предупреждение. Его видит и продавец, которому вы дали право видеть долги, — сотруднику без этого права не показываются ни индикатор надёжности, ни суммы долгов.
• Клиенту можно поставить границу: при заданном кредитном лимите долг сверх него не запишется, а заблокированному клиенту новый долг не откроется вовсе. Лимит «0» означает, что ограничения нет.

Долг на кассе: сначала номер телефона, потом имя

Когда на кассе выбран тип оплаты «В долг», первым спрашивается номер телефона: если клиент уже есть в базе, сразу видно его имя и открытый долг, если новый — только тогда появляется поле имени. Продажа тут же попадает в тетрадь долгов и прибавляется к долгу клиента. Без номера такую продажу закрыть нельзя — это блокирует и приложение, и сервер.

Номер телефона здесь не просто поле — это ключ, который держит всю тетрадь долгов в порядке:

• Номер всегда приводится к единому виду (+998 и девять цифр): запись через «8», с пробелами или дефисами тоже распознаётся.
• Один номер нельзя записать на двух клиентов — программа скажет, чей он. Поэтому один человек не появляется в книге дважды.
• В следующий раз не придётся искать человека по имени: набрали номер — увидели долг.
• Учтите одно: поиск в списке клиентов работает по имени, а поиск по номеру есть именно на кассе, при продаже в долг.

Дал половину — остальное запишите

Самый частый случай: клиент отдаёт часть, а про остальное говорит «на следующей неделе». В поле «сколько клиент дал сейчас» вы вписываете полученную сумму — остаток считается сам и уходит в долг. То есть с товара на 500 тысяч при оплате 100 тысяч в книгу запишется 400 тысяч. Сервер сверяет сумму двух частей с итогом чека и, если они не сходятся, продажу не сохраняет — касса от такой продажи не разъезжается. Одно ограничение: если в корзине есть товар со скидкой, разделённая оплата пока не сохраняется.

Обязательно ставьте срок — иначе долг станет «невидимым»

Срок — самая нужная колонка в тетради долгов. Просроченные долги отмечаются сами (проверка идёт раз в час) и выходят на главный экран отдельным списком, там же список «срок сегодня». Но скажем честно: у долга, оформленного на кассе, срока нет — экран кассы его не спрашивает, а долг без срока не становится просроченным и не попадает в список напоминаний. Долг со сроком записывается через экран «Записать долг» или карточку клиента: имя, телефон, сумма, срок оплаты и примечание (что именно взяли). Поэтому, если срок для вас важен — а он обычно важен, — записывайте долг именно там; только тогда товар сам с остатка не списывается.

Если некогда, долг можно записать одной фразой: пишете или говорите «Кариму 120 тысяч» — имя и сумма разбираются сами и показываются на подтверждение. Сумму можно сказать как «2 миллиона 300 тысяч». Срок по фразе пока понимается только по-узбекски — «5 kun», «oy oxiri», «shanba»; по-русски его выбирают в поле срока. Голос работает через распознавание речи самого телефона, микрофон выключается через 12 секунд; если устройство это не поддерживает, текст просто набирается руками. И перед сохранением проверьте сумму: изменить сумму или срок уже записанного долга и удалить долг нельзя — сверху добавляются только платежи.